Software bedienen

Anmelden und orientieren

1. Öffnen Sie die von Ihrem Administrator mitgeteilte Adresse.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto an.
3. Nach der Anmeldung erscheint der Tagesüberblick mit den für Sie freigeschalteten Kacheln.

Wenn ein erwarteter Bereich fehlt oder beim Öffnen Zugriff verweigert erscheint, fehlt in der Regel eine Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Auswahl- und Suchfelder

Projekt, Mitarbeiter, Ressource und andere Stammdaten werden über Suchfelder gewählt:

1. Klicken Sie in das Feld.
2. Tippen Sie einen Teil der Nummer oder Bezeichnung ein.
3. Wählen Sie den passenden Treffer aus.

Wie viele Zeichen vor Beginn der Suche eingegeben werden müssen, legt der Administrator fest. In einfachen Auswahlseiten wird das Formular nach der Auswahl automatisch geöffnet; ein zusätzlicher Klick auf Auswählen ist dann nicht erforderlich.

Projektzeiten direkt erfassen

Die Projektzeiterfassung bucht eine bereits bekannte Zeit oder Menge direkt nach WinLine. Verwenden Sie für eine laufende Tätigkeit stattdessen die Stechuhr.

1. Öffnen Sie Projektzeiterfassung.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter. Je nach Konfiguration ist Ihr Mitarbeiter bereits vorbelegt oder es können mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden.
3. Wählen Sie das Projekt.
4. Füllen Sie die weiteren sichtbaren Felder aus:

• Kostenträger: optionale Projektposition oder Zuordnung.
• Auftrag: optionaler, zum Projekt gehörender Auftrag.
• Datum: Buchungstag.
• Bemerkung: zusätzliche Beschreibung; je nach Konfiguration Pflichtfeld.
• Berechnung: steuert die kundenspezifische Fakturierungskennzeichnung, sofern das Feld eingeblendet ist.

5. Erfassen Sie Arbeitszeit oder Artikelmenge:

• Ist Arbeitszeit aktiviert, wählen Sie eine Ressource und geben die Zeit in Stunden ein.
• Ist Arbeitszeit deaktiviert, wählen Sie einen Artikel und geben die Menge ein.

6. Klicken Sie auf Eintragen.
7. Prüfen Sie die grüne Bestätigung, dass die Daten an WinLine übermittelt wurden.

Zeit in Dezimalstunden

Geben Sie 1,5 für 1 Stunde und 30 Minuten oder 0,25 für 15 Minuten ein. Ob negative Werte zulässig sind, wird zentral konfiguriert.

Warning

Wenn die Artikelerfassung sichtbar ist, muss genau eine der beiden Angaben gewählt sein: Ressource oder Artikel. Die Auswahl Arbeitszeit schaltet zwischen beiden Buchungsarten um.

Nach einer erfolgreichen Buchung bleiben mehrere Werte – etwa Projekt, Ressource und Mitarbeiter – für eine Folgebuchung vorbelegt. Kontrollieren Sie diese Angaben vor dem nächsten Klick auf Eintragen.

Letzte Einträge prüfen

Unter dem Formular werden – bei vorhandener Berechtigung – die letzten Buchungen angezeigt. Das Suchfeld oberhalb der Tabelle filtert die sichtbaren Zeilen. Über Mitarbeiter- und Projektnummern gelangen Sie direkt zu weiterführenden Auswertungen.

Stechuhr verwenden

Die Stechuhr erfasst eine laufende Projektzeit. Pro Kostenstelle kann immer nur eine Stechuhr geöffnet sein.

Mitarbeiter auswählen

Beim Öffnen der Stechuhr geschieht – abhängig von der Einrichtung – eines von drei Dingen:

• Die Ihrem Benutzerkonto zugeordnete WinLineUserID wird direkt verwendet.
• energy time fordert Sie zur Auswahl eines Mitarbeiters auf.
• Ein Transponder wählt den Mitarbeiter aus.

Wählen Sie bei einer manuellen Auswahl den Mitarbeiter aus der Trefferliste. Bereits laufende Stechuhren werden als Hinweis angezeigt.

Zeit starten

1. Prüfen Sie Mitarbeitername und Kostenstellennummer im Kopf der Seite.
2. Wählen Sie Projekt und Ressource.
3. Ergänzen Sie einen Auftrag oder eine Bemerkung, sofern diese Felder angezeigt werden.
4. Klicken Sie auf Start.

Die laufende Buchung erscheint anschließend im Abschnitt Laufende Arbeitszeit. Wird bei bereits laufender Stechuhr ein neues Projekt gestartet, beendet energy time zuerst die bisherige Buchung und startet danach die neue.

Kein Pausenprofil

Der Hinweis „Für diese Buchung ist kein Pausenprofil hinterlegt“ verhindert das Starten nicht. Beim Beenden wird dann jedoch keine automatische Pause abgezogen. Informieren Sie Ihren Administrator, wenn für den Mitarbeiter normalerweise ein Pausenprofil gelten soll.

Projekt wechseln oder Zeit beenden

• Projekt wechseln: Wählen Sie ein neues Projekt und eine Ressource und klicken Sie auf Start. Die bisherige Projektzeit wird abgeschlossen.
• Stop: Beendet die laufende Projektzeit und überträgt sie. Bei aktivierter Sage-Anbindung ohne separaten Ende-Button heißt dieser Button Arbeitszeit Ende und sendet zusätzlich Gehen. Die bisherige Rundung der Projektzeit bleibt erhalten; es erfolgt keine zusätzliche Tagesabrundung. Der nächste Start sendet wieder Kommen.
• Separater Arbeitszeit-Ende-Button: Erscheint bei aktivierter Sage-Anbindung und entsprechender Einstellung zusätzlich zu Stop. In diesem Fall beendet Stop nur die Projektzeit; Arbeitszeit Ende führt den Tagesabschluss einschließlich der dafür konfigurierten Tagesabrundung aus und sendet Gehen an Sage. Nach einem reinen Projektstop wird beim nächsten Start kein weiteres Kommen gesendet.
• Abbrechen: Verlässt die aktuelle Mitarbeiterauswahl, ohne eine neue Zeit zu starten.

Pausen, Rundungen und Aufschläge werden beim Beenden nach den hinterlegten Regeln berechnet. Unter Ihre letzten Einträge können Sie die übertragene Zeit kontrollieren.

Uhrzeitwarnung

Die Stechuhr zeigt die Serverzeit an. Weicht die Uhr des verwendeten Geräts um mehr als 30 Sekunden ab, erscheint eine rote Warnung. Lassen Sie in diesem Fall die Gerätezeit durch Ihren Administrator korrigieren; maßgeblich für die Buchung ist die Serverzeit.

Mit Transponder auswählen

Ein Transponder wählt einen Mitarbeiter aus. Er startet oder stoppt keine Zeit von selbst.

1. Öffnen Sie Transponder.
2. Scannen Sie den Transponder. Alternativ kann die Nummer in das Feld Transpondernummer eingegeben und mit Auswählen bestätigt werden.
3. energy time öffnet die Stechuhr der eindeutig zugeordneten Kostenstelle.
4. Starten, wechseln oder beenden Sie die Zeit wie im Abschnitt Stechuhr verwenden beschrieben.

Ist der globale Scanner aktiviert, kann ein Transponder auch auf anderen Seiten erkannt werden. Ob dies funktioniert, während der Cursor in einem Eingabefeld steht, ist separat konfigurierbar.

Mögliche Scanmeldungen und deren Ursachen sind unter Transpondermeldungen beschrieben.

Sage-Zeit erfassen

Der Bereich Sage ist nur sichtbar, wenn die Anbindung aktiviert und Ihr Konto berechtigt ist.

1. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter.
2. Wählen Sie Projekt, gegebenenfalls Kostenträger, Datum und Ressource.
3. Geben Sie START bezahlte Arbeitszeit und STOP bezahlte Arbeitszeit ein.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Bemerkung.
5. Wählen Sie die passende Aktion:

• Eintragen: bucht den angegebenen Zeitraum.
• Position abgeschlossen: bucht den Zeitraum, kennzeichnet die Position als abgeschlossen und überträgt die dafür vorgesehenen Start-/Endsignale an Sage.

Verwenden Sie Position abgeschlossen nur nach dem in Ihrem Unternehmen festgelegten Prozess.

Tagesüberblick verwenden

Der Tagesüberblick auf der Startseite zeigt die erfassten Einträge des gewählten Tages:

• Mitarbeiter
• Projektnummer
• Datum
• Ressource oder Artikel
• Positionsnummer
• Zeit oder Menge
• Bemerkung

Am Tabellenende steht die Summe. Mit Vorheriger Tag und Nächster Tag wechseln Sie das Datum. Die Suche im Tabellenkopf filtert die aktuell angezeigten Einträge.

Welche Einträge sichtbar sind, richtet sich nach Ihrer WinLineUserID und den Reportberechtigungen.