Import

Import der Buchungsvorlage

Im StartModul Menüpunkt Vorlagen exportieren wählen.

1: Importieren wählen

2: Dateiname wählen

In das Installationsverzeichnis wechseln und im data-Ordner die Datei energyconnect wählen.

Import der Personenkontenvorlage

Für den Import von Personenkontenstammdaten muss zusätzlich die WinLine-Vorlage energyconnect_personenkonten eingelesen sein.

Im StartModul den Menüpunkt Vorlagen exportieren wählen und wie bei der Buchungsvorlage Importieren auswählen.

In das Installationsverzeichnis wechseln und im data-Ordner die Datei energyconnect_personenkonten wählen. Der Ordner kann in energy connect über ? -> Vorlagen geöffnet werden.

Die Vorlage muss nur einmal pro WinLine-Installation bzw. nach Aktualisierung der Vorlage importiert werden.

Konvertierung DATEV ASCII nach EXIM

Den zu importierenden Buchungsstapel im ASCII-Format wählen.

Daten überprüfen / anpassen und dann auf Import klicken. Nach Auswahl des Speicherpfades werden die EXIM-Buchungsdateien erstellt.

Import von Personenkontenstammdaten

DATEV-Personenkontenstammdaten können aus einer DATEV-ASCII-Datei in WinLine-EXIM-Dateien umgewandelt werden. Unterstützt werden Dateien im DATEV-Format EXTF oder DTVF mit der Kategorie 16 für Debitoren/Kreditoren.

Über den Menüpunkt Import -> Personenkonten die DATEV-CSV-Datei auswählen.

Die Datensätze werden in der Importansicht angezeigt und können dort geprüft, gefiltert und bei Bedarf angepasst werden. Übernommen werden insbesondere Konto, Name, Anschrift, Ländercodes, die erste Bankverbindung, Zahlungskondition, USt-ID, verknüpftes OPOS-Konto, SEPA-Mandatsreferenz, Gültigkeit der ersten Bankverbindung, Mahnkennzeichen, Mahnsperre und Sprache.

Das Wirtschaftsjahr für die Verarbeitung wird aus der DATEV-Kopfzeile übernommen. Die Spalten WL BKZ1 und WL BKZ1 Wechselkonto werden aus den WinLine-Fibu-Parametern vorbelegt und können vor dem Import bearbeitet werden. Ist mindestens ein BKZ-Paar unvollständig, werden die EXIM-Dateien trotzdem erstellt und die Anwendung zeigt einen Hinweis.

Mit Import das Ausgabeverzeichnis auswählen. energy connect legt energyconnect.csv und schema.ini direkt in diesem Verzeichnis ab. Sind dort bereits Dateien mit diesen Namen vorhanden, muss das Überschreiben bestätigt werden.

Die erzeugten Dateien anschließend über den WinLine-EXIM-Import einlesen. Dabei muss die Datei schema.ini im selben Verzeichnis wie energyconnect.csv liegen.

Der Vorgang wird im Import-Archiv gespeichert. Archiviert werden die ursprüngliche DATEV-Datei, die erzeugte EXIM-Datei und das Prüfprotokoll.

Feldvorbelegungen

Für Buchungsstapel und Personenkonten können unter Umsetzung -> Feldvorbelegung -> Import eigene Vorbelegungen eingerichtet werden. Sie gelten für den aktuellen Mandanten und den ausgewählten Importbereich. Die Werte werden bereits in der Importtabelle angezeigt und können vor der Erstellung der EXIM-Dateien geprüft und geändert werden.

Beim Personenkontenimport stehen dafür die Zielfelder WL Zahlungsbedingung, WL Belegart, WL Preisliste und WL Zahlungskennzeichen zur Verfügung. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Feldvorbelegungen in den Einrichtungshinweisen. Für die Preisliste und die Zahlungsbedingung sind nur positive Nummern zulässig.

Für Personenkonten gibt es die Profile Personenkonten – Allgemein, Personenkonten – Debitoren und Personenkonten – Kreditoren. Das allgemeine Profil dient als Fallback. Für WL Belegart und WL Preisliste hat anschließend das Profil Vorrang, das anhand des endgültigen WL Konto und der WinLine-FIBU-Kontenbereiche ermittelt wird. Beide Felder bleiben in energy connect optional und können noch im WinLine-Import ergänzt oder geändert werden.

Bei den Zahlungskonditionen zeigt DATEV Zahlungsbedingung unverändert den Wert aus der Quelldatei. WL Zahlungsbedingung zeigt das Ergebnis der vorhandenen Umsetzung und ist editier- und vorbelegbar. Der Wert wird für beide EXIM-Felder ZahlungskonditionFIBU und ZahlungskonditionFAKT verwendet.

Import eines EXIM-Buchungsstapels

Konfiguration wie im Screenshot zu sehen anpassen und dann OK klicken.

Dialogstapel öffnen.

Laden auswählen. In der sich öffnenden Ansicht kann der zuvor importierte Buchungsstapel gewählt werden.

Umsetzungstabellen

Für den Import werden die selben Umsetzungstabellen wie für den Export verwendet. Es werden alle Zeilen berücksichtigt für die die Checkbox für den import aktiviert wurde. Der Import benötigt ausserdem zwei weitere Umsetzungstabellen mit den Namen Buchungsart DF/KF und Buchungsart DZ/KZ um die Buchungsarten DF/KF sowie DZ/KZ korrekt zuzuordnen. In diese Tabellen müssen alle Sachkonten eingetragen werden für die die Buchungsart auf DF/KF oder DZ/KZ gesetzt werden soll. Für die DF/KF-Buchungen handelt es sich in der Regel um die Erlöskonten und für DZ/KZ-Buchungen um die Zahlungsmittelkonten.

Abschlussbuchungen

Jahresabschlüsse werden von der Schnittstelle automatisch erkannt, die Option Jahresabschluss wird automatisch aktiviert und die Buchungen werden in die 13te Periode eingelesen. Sollte der Buchungsstapel nicht als Jahresabschluss erkannt werden kann die Option auch manuell ausgewählt werden.

Der Import in den Jahresabschluss setzt voraus, dass keine Buchungen mit Steuer und keine Forderungen oder Zahlungen verbucht werden. Wenn solche Buchungen im Stapel enthalten sind, kann er nicht in die 13te Periode eingelesen werden.

Import-Archiv

Jeder Import wird automatisch im Import-Archiv gespeichert. Das Archiv kann über den Menüpunkt Archiv -> Import-Archiv eingesehen werden. Es zeigt alle durchgeführten Importe mit Zeitstempel und ermöglicht die Nachverfolgung vergangener Importvorgänge.

Sonstiges

Zahlungen ohne Rechnungsnummer

Für DZ- und KZ-Buchungen ohne Rechnungs-/OP-Nummer wird automatisch eine Rechnungsnummer aus den OP-Parametern der WinLine ermittelt. Diese werden in der WinLine als Vorauszahlung oder Gutschrift verarbeitet.

Zahlungskonditionen ermitteln

DATEV bietet die Möglichkeit abweichende Zahlungsfristen und einen abweichenden Skonto zu übermitteln. Da die WinLine diese Felder nicht berechnet, auch wenn kein Wert übergeben wurde, bietet die Schnittstelle zwei Möglichkeiten der Verarbeitung von Zahlungskonditionen.

Das Standardverhalten ermittelt den Skonto für Forderungen aus der WinLine Zahlungskondition, die Zahlungsfrist/Nettotage können per DATEV übergeben werden. Wenn keine Zahlungsfrist übermittelt wird versucht die Schnittstelle diese aus der WinLine zu lesen. Aktuell wird nur die Konditionsart Konditionsart unterstützt, weitere sollen in Zukunft folgen.

Wenn die Option Zahlungsfrist aus WinLine verwenden gesetzt ist, wird eine alternative Buchungsvorlage verwendet. In dieser sind die Nettotage nicht enthalten und werden durch die WinLine errechnet. Dieser Fall unterstützt alle in der WinLine möglichen Zahlungskonditionen. Für den Import muss die Buchungsvorlage energyconnect_kondition verwendet werden.

Mischkonten

Soll dasselbe Konto mit unterschiedlichen Steuerschlüssel bebucht werden, muss dieses als Konto mit Umsatz- oder Vorsteuer angelegt werden. Für Konten die auf keine Steuer gesetzt wurden, läuft beim Import in die WinLine ab Version 11 eine Prüfung auf den Steuerschlüssel und die Buchungen mit Steuer können nicht importiert werden.